In 2025 werden in Nederland 1.042 padeltoernooien georganiseerd. Een jaar eerder was dat nog rond de 770. Die groei van 35 procent is indrukwekkend, zeker als je ziet dat ook het aantal deelnemende spelers met bijna een kwart steeg naar ruim 68.000.
Maar daar zit ook de spanning. Want achter elk van die 1.042 toernooien zit iemand die de aanmeldingen verwerkt, de poules tekent, het schema rondmailt, de uitslagen bijhoudt en de knock-outronde samenstelt. Dat zijn in veel gevallen dezelfde vrijwilligers die dat vorig jaar ook al deden, met minder.
Waar de uren naartoe gaan
De meeste organisatoren van clubtoernooien schatten dat de voorbereiding en uitvoering drie tot zes uur per toernooi kost, puur voor de administratieve kant. Aanmeldingen bijhouden, een eerlijke indeling maken op basis van niveau, schema's communiceren, uitslagen verwerken en de knock-outronde handmatig samenstellen.
Dat is tijd die niet aan het toernooi zelf besteed wordt. Geen welkomstwoord, geen sfeer, geen aandacht voor de spelers. Die dingen verdwijnen als de logistiek het overneemt.
Wat er misloopt zonder systeem
Bij handmatige organisatie zijn fouten makkelijk gemaakt. Een team vergeten in de indeling. Een uitslag die niet doorgekomen is. Een pouleschema dat klopte op papier maar niet bij de baan-indeling. Kleine dingen die grote irritaties geven bij spelers die er een dag voor zijn gekomen.
Clubs die meerdere toernooien per jaar organiseren, merken dat de belasting cumulatief is. Het eerste toernooi lukt altijd wel. Bij het derde of vierde toernooi van het seizoen is de energie weg en de foutmarge groter. Dat is niet omdat de vrijwilligers slechter zijn geworden, maar omdat het systeem niet meegroeit.
Automatisering als praktisch antwoord
Veel van de tijdsintensieve taken bij toernooiorganisatie zijn herhaalbaar en regelgebonden. Een poule-indeling op basis van rating is een berekening, geen kunst. Een knock-outschema genereren zodra de poulefase klaar is, ook. Standen publiceren na elke ingevoerde uitslag, idem.
Als die stappen geautomatiseerd zijn, houdt de organisator tijd over voor wat niet te automatiseren valt: de beleving, de communicatie, de sfeer. Dat is waar spelers op terugkijken, niet op de vraag of de Excel-sheet soepel liep.
Betaling als extra knelpunt
Een onderschat organisatorisch onderdeel is de inschrijfgeldverwerking. Bij open toernooien werken veel clubs nog met overboekingen op rekening, gevolgd door handmatig controleren wie al betaald heeft. Dat kost tijd en geeft gedoe.
Een systeem dat iDEAL-betaling verwerkt bij aanmelding lost dat in één klap op. Geen achtervolgen, geen handmatige administratie, geen deelnemers die vergeten te betalen.
Meer toernooien is prima. Als je het aankan
De groei van het aantal padeltoernooien is goed nieuws voor de sport. Meer evenementen, meer deelnemers, meer beleving. Maar die groei is alleen vol te houden als de organisatie meegroeit. Stoppen met handmatig bijhouden is daarin de eerste stap. Niet omdat Excel slecht is, maar omdat het niet schaalbaar is.
De clubs die over vijf jaar nog tien toernooien per jaar organiseren, zijn niet de clubs met de meeste vrijwilligers. Het zijn de clubs met de beste systemen.
